Unser Tool für Mitarbeiterbefragung liefert Ihnen wertvolle Daten

Bevor Sie sich für ein Tool für Mitarbeiterbefragungen entscheiden müssen Sie sich über die Ziele der Mitarbeiterbefragung im Klaren sein. Betrachtet man Mitarbeiterbefragungen als Tool zur Unternehmensführung, so kann man sagen, dass sich die Zielsetzung von einer allgemeinen Klimabefragung, der Analyse von Meinungen über eine Befragung oder die Auswertung der individuellen Mitarbeiterzufriedenheit hin zu einem Instrument des Managements zur Erfassung der Beurteilung von unternehmensrelevanten Faktoren durch Mitarbeitende im Sinne eines Instruments der Umsetzung von Maßnahmen einer ganzheitlichen Unternehmensführung geändert hat.

Generell können Tools für Mitarbeiterbefragungen folgende Ziele verfolgen:

  • Eine Mitarbeiterbefragung kann ein personalpolitisches Instrument sein, um die Einstellungen, Wünsche und Zufriedenheit der Mitarbeiter systematisch über eine Mitarbeiterumfrage zu erheben
  • Eine Mitarbeiterumfrage kann ein Führungskräftetool sein, beispielsweise im Rahmen von Führungskräfteevaluationen
  • Eine Mitarbeiterbefragung kann als Diagnose- und Interventionstool genutzt werden, beispielsweise um neben der Zufriedenheit das Engagement, das Management, die Akzeptanz von Entscheidungen oder Veränderungen bei der Belegschaft zu analysieren
  • Über die Analyse bzw. der Auswertung der Befragungen können Maßnahmen abgeleitet, Ziele definiert und der Belegschaft kommuniziert werden.

Je nach Ziel der Mitarbeiterbefragung muss das Umfrage-Tool die entsprechenden Aufgabenstellungen abbilden können. Erstellen Sie mit Sphinx individuelle Mitarbeiterumfragen und sammeln Sie wertvolle Informationen. Profitieren Sie von den flexiblen Nutzungsmöglichkeiten und sichern Sie sich jetzt einen kostenfreie Testphase.

Warum soll man das Instrument der Mitarbeiterbefragung einsetzen?

Unternehmen sollten aus verschiedenen Gründen Tools zur Mitarbeiterbefragung einsetzen:

  • Mitarbeitende sind ein bedeutender Treiber der Wertschöpfung: Vom Engagement der Belegschaft, dem Management der Führungskräfte bzw. der Vorgesetzten hängt der Erfolg vom Unternehmen ab!
  • Über eine Mitarbeiterbefragung und deren Auswertung können Maßnahmen zur Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit analysiert und durchgeführt werden.
  • Mitarbeiterbefragungen können ein Tool zum Benchmarking sein: Zufriedene Mitarbeiter, ein gutes Unternehmensklima sowie weitere Faktoren, die über das Tool der Mitarbeiterbefragung ermittelt werden können, sind Indikatoren für einen guten Arbeitgeber – was immer wichtiger im Kampf um knappe qualifizierte und motivierte Arbeitskräfte wird.
  • Über eine Befragung kann eine verbindliche Führung der Mitarbeitenden durch die Vorgesetzten gefördert werden. Zudem kann der Dialog zwischen Führungskräften und Mitarbeitern führen. Das Tool zur Mitarbeiterbefragung kann also auch als Führungswerkzeug begriffen werden.

Worauf muss man bei Mitarbeiterbefragungen achten?

Nutzt man das Tool zur Mitarbeiterbefragung, so muss man verschiedene Maßnahmen bei der Durchführung der Befragung der Mitarbeitenden des Unternehmens beachten:

  • Das Management, insbesondere das Top-Management, also die Führungskräfte müssen die Mitarbeiterbefragung unterstützen. Hierfür muss einheitliches Verständnis der Mitarbeiterbefragung als Tool zur Unternehmensführung gegeben sein.
  • Das Management/die Führungskräfte müssen nach der Analyse der Befragung offen für Kritik, für Veränderungen sein und basierend auf der Auswertung der Mitarbeiterbefragung neue Ziele akzeptieren.
  • Der Betriebsrat muss in das Tool der Mitarbeiterbefragung integriert sein.
  • Die Kommunikation, Analyse und die Ziele des Tools der Mitarbeiterbefragung müssen offen kommuniziert und akzeptiert werden.
  • Das Mitarbeiterbefragungstool muss anonym sein.

Gerade die Anonymität der Mitarbeiterbefragung muss gewährleistet sein: Von der Anonymität der Befragung an sich über die Anonymität der Auswertung bis hin zur Anonymität der Maßnahmenumsetzung muss ein Mitarbeiterbefragungstool das Management in diesem Sinne durchführbar machen.

Themen von Befragungen zur Mitarbeiterzufriedenheit

Die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen mithilfe eines Tools sollte so umgesetzt werden, dass über dieses Instrument die vorab definierten Ziele zu einem höchstmöglichen Grad erreicht werden.

Beispielhaft für eine Befragung sind folgende Themen:

  • Fragen zum Unternehmen
  • Auswertung der Zusammenarbeit und des Unternehmensklimas
  • Vorgesetztenverhalten und Führungskräftebeurteilung (insbesondere hier ist auf Anonymität zu achten)
  • Arbeitsplatzsituation inklusive Veränderungen
  • Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Einkommen und Sozialleistungen sowie Familienfreundlichkeit
  • Zufriedenheit im Allgemeinen (über diese Zufriedenheit kann der Grad der Wichtigkeit der anderen Faktoren abgeleitet werde)
  • Statistische Angaben (wie demographische Angaben)

Die Auswertung und Analyse von Mitarbeiterumfragen per Tool

Nach der Durchführung der Mitarbeiterbefragung per Tool ist die Auswertung und Analyse für den Grad der Akzeptanz der Maßnahmen und Veränderungen seitens der Belegschaft des Unternehmens, der Führungskräfte und des Managements entscheidend. Mit dem passenden Softwaretool zur Analyse der Mitarbeiterumfrage kann die Auswertung automatisiert werden.

Folgende Punkte können analysiert werden:

  • Welche Ziele und Maßnahmen können auf Grund der Befragung abgeleitet werden? Welche Veränderungen sind notwendig?
  • Auswertung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Analyse der Zufriedenheit mit Führungskräften und Vorgesetzten (Anonymität beachten!)
  • Akzeptanz und Kommunikation von Entscheidungen des Managements
  • Engagement der Belegschaft

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Umsetzung einer anonymen Mitarbeiterbefragung

Um zu verhindern, dass unbefugte Personen die Mitarbeiterbefragung per Tool beantworten können, versendet man häufig eine Einladungs-E-Mail an die Mitarbeitenden. Wenn man die Befragung anonym durchführen möchte (und dies muss man, wenn man die Befragung als anonym deklariert) hat man häufig ein Problem: Die angeschriebenen Personen können die Befragung so oft ausfüllen, wie sie möchten, da sie ja nicht identifiziert werden. Integriert man eine ID in die URL, damit Mehrfachantworten verhindert werden, so ist die Befragung erst einmal nicht mehr anonym.

Eine Lösung ist, dass die Datenbank mit den Antworten auf die Befragung und die Datenbank mit Informationen über den Befragten — etwa ob er geantwortet hat oder nicht — strikt getrennt werden. Nur so ist der Datenschutz gewährleistet! Mitarbeiterbefragungstools müssen dies berücksichtigen! Beachten Sie bei der Auswahl eines Tools zu Mitarbeiterbefragung also auch den Datenschutz.

Allerdings ruft eine ID in der URL – auch bei strikter Trennung von Datenbanken – oft Skepsis bei den Befragten hervor. Besonders bei sensiblen Befragungen wie Vorgesetztenbeurteilungen oder Mitarbeiterbefragungen führt dies zu geringer Beteiligung.

Wenn es praktisch umsetzbar ist gibt es diesbezüglich folgende Möglichkeit: Man erstellt sich eine ausreichende Menge an Zufalls-IDs (=Zugangscodes), welche man ausdruckt (eine ID pro kleinem Zettel), zusammenfaltet und in eine Schachtel legt. Im Büro o. ä. zieht jeder Mitarbeitende anonym einen Zugangscode. Nur mit einem solchen Zugangscode kann man an der Mitarbeiterbefragung mithilfe eines Tools teilnehmen. Es kann auch gesteuert werden, dass ein Code nur einmal verwendet werden darf. Ebenso kann man bei guten Mitarbeiterbefragungstools einstellen, dass bei Unterbrechung der Befragung der Befragte bei erneutem Einloggen an die Stelle seiner letzten Antwort kommt. Die Befragten können sich so absolut sicher sein, dass sie nicht identifizierbar sind!

Sphinx Survey ist das ideale Tool für eine anonyme Mitarbeiterumfrage. Mit unserer Software erfüllen Sie sämtliche Auflagen des Datenschutzes und garantieren den Teilnehmern absolute Anonymität.

Mehrsprachige Mitarbeiterbefragungen

Ein Tool zur Mitarbeiterbefragung, welches im internationalen Kontext durchgeführt wird, hat einige Besonderheiten:

  • Es muss überprüft werden, ob die Befragungsart adäquat ist. Beispielsweise ist die Telefondichte oder Internetnutzung in anderen Ländern bei weitem nicht so hoch wie in Deutschland. Bezüglich der Befragungsmethode sind auch verschiedene rechtliche Vorschriften zu bedenken.
  • Des Weiteren sind internationale Fragebögen darauf hin zu überprüfen, ob Fragen in anderen Kulturkreisen anders verstanden werden können und ob Fragen in anderen Ländern heikel sind. Es ist bei einer Mitarbeiterbefragung per Tool also zu bedenken, dass es einen Höflichkeitsbias oder sozial erwünschte Antworten geben kann.
  • Die demographischen Kriterien (z. B. Einkommensklassen oder Familienstruktur) sind ebenso zu überprüfen und ggf. anzupassen.

Achten Sie auf die korrekte Übersetzung der Fragebögen – ein „Salesman“ ist nicht unbedingt gleichbedeutend mit einem „Verkäufer“! Eine falsche Übersetzung der Befragung kann das Tool der Mitarbeiterbefragung ad absurdum führen! In Bezug auf die Übersetzung von Fragebögen gibt es zwei Methoden:

  1. Zurück-Übersetzung: Ein Fragebogen wird von einem Übersetzer in eine andere Sprache übersetzt. Anschließend wird der übersetzte Fragebogen von einem anderen Übersetzer in die Ursprungssprache zurückübersetzt, sodass Übersetzungsfehler oder –unstimmigkeiten identifiziert werden können.
  2. Parallele Übersetzung: Ein Team von Übersetzern diskutiert alternative Versionen eines Fragebogens und ändert diese Übersetzungen nach entsprechenden Besprechungen ab.

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Themenvielfalt: Wertvolle Daten via Mitarbeiterbefragungen gewinnen

Im Folgenden haben wir für Sie stichpunktartig zusammengefasst, welche Bereiche mithilfe eines Tools zur Mitarbeiterbefragung abgefragt werden können:

  • allgemeine Zufriedenheit
  • Entwicklungsmöglichkeiten
  • Zusammenarbeit mit Mitarbeitern
  • Arbeitsbedingungen: Lautstärke, techn. Infrastruktur, Platz, Arbeitsplatzausstattung, Temperatur, Urlaubsvertretungen (Qualität), Arbeitsübernahme von Kollegen
  • Entlohnung
  • Vollzeit/Teilzeit, 35 h, 38 h usw.,
  • Zeit für das Pendeln zum Arbeitsplatz
  • Karriereplanung
  • Anerkennung der Arbeit im Unternehmen
  • Sozialleistungen (geldwertige und nicht-geldwertige), Kantine, welche sonstigen gewünscht
  • Maßnahmen zur Förderung von Zusammenhalt
  • Hauptprobleme bei Arbeit: Unterbrechungen, Kunden...
  • Interne Kommunikation: Ich bin gut informiert über...: Strategische Ausrichtung des Unternehmens, Weiterbildungsmaßnahmen, Sozialleistungen, Ziele des Unternehmens, Veränderungen im Unternehmen
  • Persönliche Netzwerke, Kontakt zu Mitarbeitern aus anderen Abteilungen, Kenntnis wer für was verantwortlich,
  • Vorgesetzte/r
  • Weiterbildung
  • Aufgaben: Interessant, herausfordernd, (Gegensätze dazu),
  • Weiterempfehlung des Unternehmens
  • Arbeitsplatzsicherheit
  • Geographische Lage
  • Image des Unternehmens
  • Diskriminierung
  • Mobbing
  • Identifikation mit Unternehmen
  • Statistische Daten: Dauer der Beschäftigung im Unternehmen, im derzeitigen Job, Alter, Geschlecht, Abteilung, Funktion, Ausbildung, Art des Arbeitsvertrags
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