Die Formulare oder Fragebögen, welche später automatisch eingelesen werden sollen, müssen mit dem Designmodul von Sphinx zum Gestalten der Fragebögen erstellt worden sein.

Beim Erstellen des Formulars generiert Sphinx automatisch Ecken zur Ausrichtung des einzuscannenden Formulars sowie einen QR-Code, über den auch weitere Informationen (wie z.B. individuelle Kundennummer oder Abteilung) automatisch mit erfasst werden können. Bei der Erstellung des scannerfähigen Formulars ist zudem zu beachten, dass die anzukreuzenden Kästchen so designed sind, dass sie optimal automatisch erkannt werden. Dies ist der Fall, wenn der Hintergrund der Kästchen möglichst nicht eingefärbt ist und die Größe der Kästchen mit der Erkennungsschwelle korrespondiert. Hintergrund ist, dass die Software zum automatischen Einlesen der Formulare nicht erkennt, ob nun ein Kreuz oder ein Stern gemacht wurde; das Tool erkennt vielmehr, wie stark der Schwärzungsgrad des einzulesenden Kästchens ist. Grundsätzlich ist es so, dass bei gut gestalteten Scanformularen und korrektem Ausfüllen der Fragebögen die Erkennung nahe 100% ist. Die Erstellung „gut gestalteter Scanner Formulare“ ermöglicht unser Designmodul sowie die automatische Kalibrierungsoption.

Nach dem Scannen der Formulare können Sie diese nachbearbeiten: Beispielsweise weist die Software eingescannte Formulare aus, bei denen mehrere Kreuze auf eine Frage gemacht wurden, obwohl nur eine Antwort erlaubt war. Ebenso können nach dem automatischen Einlesen die Antworten auf offene Textfragen eingegeben werden (natürlich ohne, dass der eigentliche Papierfragebogen nochmals in die Hand genommen werden muss).