Schriftliche Befragung: Alles zur Befragungsmethode

Im Rahmen einer schriftlichen Befragung wird vorab ein Fragebogen erarbeitet, dessen Aufbau, Umfang und Struktur einem vorher definierten Zweck folgen. Der oder die Befragte füllt den Fragebogen selbst aus. Ein wesentlicher Unterschied zu persönlichen oder telefonischen Umfragen ist, dass bei der Methode der schriftlichen Befragung die Anwesenheit eines Interviewers nicht notwendig ist.

Grundlegende Eigenschaften einer schriftlichen Umfrage

Bei schriftlichen Befragungen füllen die Befragten den Fragebogen selbst aus. Klassisch geschieht dies über Papierfragebögen, die Antworten werden später manuell eingetippt oder eingescannt. Spezielle Software-Programme ermöglichen ein automatisches Digitalisieren der Antworten. Schriftliche Befragungen können auf drei Arten durchgeführt werden:

Erstens durch Auslage am Point of Interest, beispielsweise im Hotelzimmer, in der Bahn oder im Wartezimmer. Vorteil ist, dass die Zielpopulation konzentriert vorhanden ist. Unter Umständen haben die Befragten Zeit, den Fragebogen in Ruhe auszufüllen. Allerdings ist der wahrgenommene Zwang, den Fragebogen auszufüllen, meist gering. Daher ist die Rücklaufquote oftmals niedrig, so dass diese Anwendung nur in sehr spezifischen Fällen sinnvoll ist.

Verschiedene Faktoren beeinflussen die Rücklaufquote

Zweitens können schriftliche Befragungen ausgeteilt werden, beispielsweise am Ende eines Seminars. Dies ist sinnvoll, da über diese Methode der wahrgenommene Zwang, den Fragebogen auszufüllen, recht hoch ist und daher die Rücklaufquoten normalerweise sehr hoch sind.

Drittens können schriftliche Befragungen per Post versendet werden. Inkludieren Sie in diesem Fall einen adressierten sowie frankierten Briefumschlag zur Rücksendung. Legen Sie außerdem eine Rücksendefrist fest. Problematisch kann die geringe Rücklaufquote sein: Bei Befragten, die kein natürliches Interesse an der schriftlichen Befragung haben, kann man mit einer Rücklaufquote von 10 Prozent schon sehr zufrieden sein. Bei Befragten, welche ein natürliches Interesse an der Befragung haben, ist eine Rücklaufquote von 40 bis 60 Prozent möglich. Sinnvoll ist das postalische Versenden von Fragebögen also, wenn die Befragten ein natürliches Interesse haben oder eng mit der Institution verbunden sind.

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Schriftliche Befragung: Vorteile der Methode

Schriftliche Umfragen haben den Vorteil, dass sie verhältnismäßig einfach zu realisieren sind. In der Regel sind schriftliche Befragungen (etwa als Methode zur Marktforschung) durch einen hohen Standardisierungsgrad geprägt. Dies führt dazu, dass der zeitliche und finanzielle Aufwand überschaubar bleibt. Auch ist der Personalaufwand ist begrenzt, da kein Interviewer anwesend sein muss und die Beantwortung der Fragen selbstständig vonstattengeht.

Insbesondere als postalische Befragung hat die schriftliche Befragungsform eine enorme geographische Reichweite. Zudem ist die Befragungssituation mit wenig Zeitdruck verbunden. Da bei der schriftlichen Befragung kein Interviewer zugegen sein muss, stellen sich keine sogenannten Interviewer-Effekte ein. Dabei handelt es sich um Verzerrungen und Verfälschungen des Befragungsergebnisses, die durch den Interviewer verursacht werden. Dies ist etwa der Fall, wenn der Befragte dem Interviewer nicht ehrlich antworten möchte, da er sich für seine Antwort schämt.

Effekte dieser Art sind bei schriftlichen Umfragen um ein Vielfaches seltener. Ausnahmen können sich ergeben, wenn beispielsweise der Chef seinem Mitarbeiter beim Ausfüllen des Fragebogens über die Schulter schaut. Im Sinne einer aussagekräftigen Stichprobe sollten sich die Befragten so wohl wie möglich fühlen und den Fragebogen in Ruhe ausfüllen dürfen, ohne dabei beobachtet zu werden.

Lesen Sie hier noch einmal alle Vorteile der schriftlichen Befragung auf einen Blick:

  • einfache Umsetzbarkeit
  • geringe Kosten
  • geringer Zeitaufwand
  • geringer Personalaufwand
  • hohe geographische Reichweite
  • geringer Zeitdruck
  • keine Interviewer-Effekte

Schriftliche Befragung: Nachteile der Methode

Neben den genannten Vorteilen ist die schriftliche Befragungsmethode auch mit Nachteilen verbunden. Zunächst haben Sie keine Kontrolle über die Befragungssituation, wenn Fragebögen versandt oder ausgelegt werden. So kann bei der Zustellung oder Rückgabe etwas schieflaufen, sodass die Rücklaufquote reduziert wird. Da in der Regel kein direkter Ansprechpartner für Nachfragen vor Ort ist, können fehlerhafte oder ungültige Antworten die Stichprobe verfälschen. Aus diesem Grund sind hier die Anforderungen an Qualität, Aufbau und Struktur des Fragebogens größer als beispielsweise in Interviewsituationen. Insbesondere im Bereich der Marktforschung oder Evaluation muss bei schriftlichen Befragungen gründlich gearbeitet werden, da oftmals viel Geld für die Datenerhebung bereitgestellt wird. Eine nicht-repräsentative Stichprobe wäre diesbezüglich fatal.

Da die Befragten in der Regel keinen oder nur einen minimalen Zeitdruck verspüren, gehen Sie laut Studien häufig den Fragebogen zunächst vollständig durch, ehe sie Fragen beantworten. Hier ist das Risiko groß, dass der sogenannte Halo-Effekt eintritt. Dieser führt dazu, dass einzelne Fragen die Beantwortung der darauffolgenden beeinflussen können. Werden durch eine mangelhafte Konstruktion des Fragebogens bestimmte Gefühle oder Gedanken evoziert, tritt der Halo-Effekt ein und verfälscht die Ergebnisse der schriftlichen Befragung. Wie bereits im Kapitel Grundlegende Eigenschaften einer schriftlichen Umfrage erläutert, kann die Rücklaufquote in bestimmten Szenarien sehr gering ausfallen.

Da durch die Abwesenheit des Interviewers kein “Filter“ vorhanden ist, kann die schriftliche Umfrage laut Studien durch stark ausgeprägte Gefühle oder Meinungen verzerrt werden. Ist der Befragte also beispielsweise äußerst unzufrieden, werden davon auch positive Teilaspekte überstrahlt. Extrempositionen in den Stichproben können die Folge sein.

Lesen Sie hier noch einmal alle Nachteile der schriftlichen Befragungsmethoden auf einen Blick:

  • bei Versenden oder Auslage keine Kontrolle der Befragungssituation
  • eventuell geringere Datenqualität durch falsches Ausfüllen
  • Halo-Effekt kann eintreten
  • Verzerrungen oder Extrempositionen sind möglich
  • Eventuell geringe Rücklaufquote

Ein wesentlicher Nachteil der schriftlichen Befragung ist der Umstand, dass es durch die Abwesenheit eines Interviewers oder Repräsentanten schwieriger ist, Vertrauen aufzubauen. Das Wegfallen der persönlichen Ebene kann durch folgende Maßnahmen und Tricks entschärft werden:

  • Kündigen Sie die Studie unbedingt im Vorfeld an (etwa über das Telefon).
  • Stellen Sie Zweck und Nutzen der Umfrage deutlich heraus.
  • Aufbau, Struktur und Gestaltung müssen möglichst nutzerfreundlich ausfallen.
  • Fügen Sie ein förmliches Anschreiben mit wesentlichen Informationen hinzu.
  • Begründen Sie die Auswahl der Probanden.
  • Geben Sie den Befragten eine genaue Anleitung zur Beantwortung der Fragen.
  • Geben Sie den potenziellen Teilnehmern einen kurzen zeitlichen Abriss über Dauer und Rücksendungsfrist.
  • Für Rückfragen müssen Kontaktdaten vorliegen.
  • Überzeugen Sie die Befragungsteilnehmer, dass ihre Daten vertraulich behandelt werden.

In welchen Bereichen wird die schriftliche Umfrage bevorzugt eingesetzt?

Die Befragungsmethode wird bevorzugt in Studien angewandt, wenn die Zielgruppe wenig internetaffin ist. Auch bei schwieriger Erreichbarkeit über das Telefon oder aufgrund körperlicher Beschwerden wird häufig auf die schriftliche Umfrage zurückgegriffen. Oftmals wird die schriftliche Befragung als zusätzliches Instrument gewählt, um beispielsweise in Kombination mit einer Online-Befragung möglichst viele Befragungsteilnehmer zu erreichen, sogenannten Hybridbefragungen.

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  • Marktforschung
  • Mitarbeiterbefragungen
  • Feedbackfragebögen
  • Evaluationen
  • Lieferantenbewertungen
  • Patientenbefragungen
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